Ein Übergabeprotokoll unterscheidet sich von einer Offboarding-Checkliste: Es geht nicht um IT-Zugänge und Administratives, sondern um den tatsächlichen Inhalt der Rolle — welche Aufgaben laufen gerade, wer die wichtigen Kontakte sind, und welches unausgesprochene Wissen sonst mit der Person aus der Tür geht.
Diese Vorlage eignet sich für jede Art von Rollenwechsel: Kündigung, interne Versetzung, Elternzeit oder längere Abwesenheit.
Vorlagen
Grunddaten
Name der übergebenden Person
Name der übernehmenden Person
Rolle/Position
Datum der Übergabe
Laufende Aufgaben
Aufgabe 1 — Status & nächste Schritte
Aufgabe 2 — Status & nächste Schritte
Aufgabe 3 — Status & nächste Schritte
Wichtige Kontakte
Kunde/Ansprechpartner
Interner Kontakt
Externer Dienstleister
Zugänge & Systeme
System/Tool
Zugangsart
Besonderheiten
Offene Punkte & Risiken
Offener Punkt 1
Risiko 1
Empfehlung
Unausgesprochenes Wissen
Ungeschriebene Regeln
Häufig gestellte Fragen
Wo finde ich...
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Häufig gestellte Fragen
Die Offboarding-Checkliste deckt den administrativen Prozess ab (IT, HR, Zugänge). Das Übergabeprotokoll erfasst den fachlichen Inhalt der Rolle — was zu tun ist, wer wichtig ist, und was nur diese Person weiß. Beide gehören zusammen, decken aber unterschiedliche Risiken ab.
Idealerweise über mehrere Wochen, nicht an einem einzigen Tag. Wichtiges Wissen fällt Menschen oft erst ein, wenn eine konkrete Situation es aktiviert — planen Sie mindestens zwei bis drei Gesprächstermine ein.
Füllen Sie das Protokoll trotzdem aus und legen Sie es zentral ab. Es ist deutlich einfacher, ein bestehendes Dokument an eine neue Person zu übergeben, als es nachträglich aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.